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WEG-Eigentümerversammlung: richtiger Versammlungsbeginn (Uhrzeit)

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Bei der jährlichen Eigentümerversammlung sollte allen Wohnungseigentümern die Möglichkeit gegeben werden, an der WEG-Versammlung teilzunehmen. Hierzu ist ein Versammlungsbeginn zu wählen, der dies ermöglicht.

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Für die Eigentümergemeinschaften ist dies von Vorteil.  Einige Hausverwaltungen versuchen gerade dies zu unterbinden und vor allem die Berufstätigen, die ggf. noch mehr im Leben stehen als Rentner, durch bewußt frühe Versammlungstermine auszuschliessen.
So ist ein Versammlungsbeginn von 16 Uhr oder 17 Uhr für die meisten Berufstätige nur handhabbar, wenn sie sich einen halben Tag freizunehmen.
Auch eine Beginn der Versammlung um 18 Uhr ist manchmal problematisch.
So ist 19 Uhr meist eine gute Uhrzeit an der die allermeisten Eigentümer teilnehmen können.

Der Versammlungsbeginn und der Versammlungsort werden auf der Einladung zur Versammlung vermerkt und leider meist nur 14 Tage vor der Versammlung bekanntgegeben.

Empfohlene Maßnahmen:
Sollten Sie Berufstätige zu Ihren Miteigentümern zählen, bitten Sie den Verwalter die Termine auf 18 Uhr bzw. 19 Uhr zu legen.
Sollte er sich zieren, stellen Sie ggf. einen Antrag zur Tagesordnung, auch um auf dieses Thema aufmerksam zu machen.
Dieser muss vor der Einladung zur nächsten Versammlung dem Verwalter schriftlich zugestellt werden.

Beispiel:
Sehr geehrter Herr…. [Name des Verwalters]
ich bitte Sie, folgenden Tagesordnungspunkt bei der nächsten Versammlung aufzuführen oder bereits bei der Terminierung der Versammlung zu beachten:
Antrag zur Tagesordnung der nächsten Eigentümerversammlung WEG….:
“Versammlungsbeginn nicht vor 18 Uhr”
Grund: dies ermöglicht auch unseren berufstätigen Miteigentümern an der Versammmlung teilzunehmen”
Danke für Ihr Verständnis.
Mit freundlichen Grüssen…..

Manche Verwalter sind zuvorkommend, haben Verständnis und richten sich nach den Wünschen und Bedürfnissen der Eigentümer. Ein solcher Verwalter wird den Wunsch zum Versammlungsbeginn schon bei der nächsten Einladung umsetzen.

Prüfen Sie trotzdem, ob der Verwalter sich bei der nächsten Einladung an diese Zusage hält, oder ob es “vergessen” hat. Manche Verwalter vergessen solche Bitten immer wieder – mit der Absicht ggf. kritische Miteigentümer bewußt auszuschliessen..

Alternativ zum Vorbringen als Tagesordnungspunkt, können die Rahmenbedingungen einer Eigentümerversammlung auch im Vorfeld im  Verwaltervertrag festgehalten werden. Nutzen Sie diese Gelegenheit. Ein seriöser Verwalter wird nicht wegen einem späteren Versammlungsbeginn auf die Verwaltung Ihrer Eigentümergemeinschaft verzichten.

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Hebel zur gewünschten Wiederwahl: Initiierung neuer Sanierungsmaßnahmen kurz vor WEG-Verwalter-Neuwahl

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Hausverwalter lassen sich einiges einfallen, um alle paar Jahre erneut als Hausverwalter bestätigt zu werden.
Fakt ist, dass es während der Planung und Ausführung größerer Sanierungsarbeiten selten zum Verwalterwechsel, bzw. zur befürchteten Verwalterabwahl, kommt.

So kann man beobachten, dass gerne im Jahr  v o r der anstehenden Verwalterwahl mit der Planung neuer Sanierungsarbeiten – gerne unter Einbindung eines Architekten, damit es noch länger dauert – begonnen wird.

Dahinter steckt der psychologische Gedanke, dass nur mit dieser, gerade tätigen WEG-Verwaltung das Unternehmen ohne finanziellen Schaden zu Ende geführt werden
könne. Eine neue Verwaltung würde sich nicht so schnell in das laufende Projekt einfinden können, es würde so mehr kosten als es evtl. nutzen würde.
Angesichts größerer Projekte scheuen viele Miteigentümer den Wechsel der Hausverwaltung.

Ein etwas entferntes Beispiel ist die Wiederwahl von Präsidenten und Regierungen in Zeiten, in denen Kriege geführt werden.

Empfohlene Maßnahmen
Schauen Sie bei der Mitteilung der Hausverwaltung, dass größere Sanierungsmaßnahmen anstehen auch auf den Termin der nächsten Verwalterwahl.
Dazu ist es unabdingbar, dass Ihnen der unterschriebene Verwaltervertrag in Kopie vorliegt.
Wenn Sie dass Gefühl haben, hier soll die Eigentümergemeinschaft durch strategisches Einfädeln einer evtl. nicht sehr dringenden Sanierungsmaßnahme künstlich an die aktuelle Hausverwaltung gebunden werden –  beantragen Sie eine Verschiebung des Beschlusses der Sanierung!

Lügen haben kurze Beine: gesondert honorierte Leistungen des WEG-Verwalters müssen belegbar sein!

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Wenig transparent war die Leistung, ein renommierter WEG-Verwalter berechnete – aber nicht belegen konnte. Mehrere Stunden hätte ein Mitarbeiter damit verbracht, Informationen an das Statistische Bundesamt zu übermitteln, doch einen Beleg darüber, was nun übermittelt wurde lag nicht vor. Genauso wenig war die Notwendigkeit geklärt. W a s  genau wollte dieser WEG-Verwalter denn übermitteln?

Bei Nachfragen im Büro des Verwalters beteuerte eine Mitarbeiterin, dass sie “stundenlang” an dieser Datenübermittlung gearbeitet habe. Man sah dieser Mitarbeiterin an, dass sie sich sichtlich unwohl fühlte, diese Aussage zu machen.
Auch seien alle Daten “elektronisch” übermittelt worden – weshalb es keinerlei Dateien oder Ausdrucken gab.

Der Verweis auf die “beleglose” “elektronische” Übermittlung schien das Standardargument gegenüber den meist älteren Wohnungseigentümern.
Doch auch diese Art der Übermittlung kann belegt und dokumentiert werden – wenn sie denn stattgefunden hat!

Nachdem den Beteuerungen der Verwaltungsmitarbeiterin, die angeblich stundenlang “Daten eingegeben” nicht geglaubt wurde, wurde “ein Auszubildender in die Archive geschickt”.
Was er dort suchen sollte ist unklar, handelte es sich doch um die Belege zur aktuellen und noch nicht verabschiedeten Hausgeld-Jahresabrechnung.
So blieb auch die Belegsuchen in den Archiven,  wie zu erwarten, erfolglos.

Da ein berechtigter Verdacht vorlag, der WEG-Verwalter hätte keine Leistung erbracht sondern lediglich eine Rechnung für angeblich erstellte Leistungen erstellt, besann sich der Verwalter auf einen weiteren Trick:

In der anstehenden Eigentümerversammlung bei der er immer noch nicht den Beleg für die erbrachte Datenübermittlung vorlegen konnte, zitierte er stattdessen eine Email eines Mitarbeiters des Statistischen Bundesamts, dass den Erhalt dieser Daten bestätigte.
Diese Email sollte, in Ermangelung von Beweisen, belegen, dass die berechnete Leistung des Hausverwalters, also die stundenlange Dateneingabe und -übermittlung, gerechtfertigt sei.

Mit ruhigen und klaren Worten verlas der Verwalter im Beisein seiner Mitarbeiterin diese Email. Die Eigentümergemeinschaft akzeptierte diese Darstellung und glaubte dem Verwalter.
Doch stellte sich heraus, dass der Verwalter dreist gelogen hatte: diese Email existierte nicht. Er hatte sie erfunden und einen fiktiven, von ihm selbst verfassten Text vorgelesen.
Denn als Eigentümer zum Ende der WEG-Versammlung Einblick in diese Email nehmen wollten – war sie nicht zu finden! Der Verwalter als auch seine Mitarbeiter zeigten sich deutlich unwohl und blätterten in den mitgebrachten Aktenordnern.

“Ist die Email bei dir? Ich kann sie gerade nicht finden.” – “Nein, bei mir auch nicht. Komisch. Muss doch irgendwo sein…”

Mit den Worten “Wir schicken Ihnen eine Kopie zu!” versuchte der Verwalter die Sache zu vertuschen und verließ sichtlich beklemmt den Versammlungsraum.

Epilog:
Die Email wurde nie zugesendet. Der Verwalter hatte frech gelogen. Es waren nie Daten versendet worden, obwohl sie berechnet worden waren.
Betroffen war nicht nur die o.g.  Eigentümergemeinschaft, sondern wohl auch die weiteren 300-400 WEGs, die von diesem Hausverwalter betreut wurden.
Der Trick mit der Berechnung der Datenübertragung im Rahmen der Zensus-Umfrage wird sich in Kreisen unseriöser Hausverwalter herumgesprochen haben und so tausende, vielleicht zehntausende Verwalter-Rechnungen generiert haben. Rechnungen wohl gemerkt, ohne erbrachte Leistung.

Dieser Verwalter ist heute noch hauptberuflich tätig und betreut hunderte von Eigentümergemeinschaften. Die chronisch überlastete Staatsanwaltschaft blieb untätig, da diesem Verwalter bisher nicht nachzuweisen war.

Empfohlene Maßnahmen:
Prüfen Sie alle Verwalter-Rechnungen für Sonderhonorar. Nicht nur ihre Existenz, vor allem ihre Berechtigung in Bezug auf die erbrachte Leistung.

 

Eigentümerversammlung: Anzahl der anwesenden Verwaltungsmitarbeiter sagt nichts über Kompetenz aus – oft nur psychologischer Trick

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Hier ist Vorsicht geboten!

Wenn der Verwalter mit mehreren Mitarbeitern zu einer abendlichen Eigentümerversammlung erscheint und diese Mitarbeiter keine offensichtliche Funktion haben, möchte er hiermit physische “Präsenz” und damit “psychologisches Gewicht” zeigen.
weg-verwaltungsmitarbeiter versammlung
Denn, welcher Eigentümer auch immer sich in dieser Versammlung an den Verwalter wendet – seine Wortmeldung wird von Verwalterseite von mehreren Personen registriert werden, als Einzelperson wird er sich immer an eine Gruppe wenden.

Der Verwalter sucht in dieser Gruppe Schutz und Rückendeckung. Er scheint es zu brauchen. Absichtlich brachte zur Eigentümerversammlung “Verstärkung” in Form von weiteren Verwaltungsmitgliedern mit. Diese tragen zur Diskussion jedoch meist nichts bei und/oder es fehlt Fachwissen (Auszubildende).

Beispiel: Der Verwalter und Eigentümer eines Mietshauses lud die Mieter ein, um ihnen eine völlige unsinnige und überteuerte Fassaden-Dämmung nahezubringen.
Er kam deshalb mit 6 Verwaltungsmitgliedern, einschließlich dem Hausmeister.
Auch seine Präsenz war erforderlich, da die Argumentation der geplanten Sanierungsmaßnahme schwach und der Verwalter zumindest mit “physischer Präsenz” punkten wollte.

Beispiel:
Dass diese Strategie “nach hinten losgehen” kann, zeigt das Beispiel einer Eigentümerversammlung, zu der der Verwalter mit insgesamt 5 Verwaltungsmitgliedern erschien.
Wie im Vorfeld dieser Eigentümerversammlung zu erwarten war, wurden dem Verwalter zahlreiche Unregelmässigkeiten vorgehalten.
Dieser reagierte zunächst ruhig, versuchte dann aber – mangels Argumente – durch lautes Rufen und Drohungen, einzelne, fragenden Miteigentümer aus der Versammlung auszuschliessen und die Regie der Versammlung zurückzugewinnen.

Ein Tipp: wenn der Verwalter “brüllt” – “brüllen” Sie zurück!
Bleiben Sie bei einer korrekten Wortwahl – aber erheben Sie Ihre Stimme und zwar genauso laut wie der Verwalter.
Das “Brüllen eines Verwalters” – man möge die Wortwahl entschuldigen, aber anders kann es nicht beschrieben werden – ist ein psychologisches Werkzeug. Aus der Tierwelt kennen wir das Brüllen eines Löwen, der hierdurch seine Macht demonstrieren möchte.
Ähnlich verhalten sich manche, unseriöse Hausverwalter.
Deshalb: erheben Sie ohne Bedenken Ihre Stimme und verweisen Sie diesen Verwalter zurück.

Bei einer Eigentümerversammlung, bei der sich der Verwalter so unprofessionell verhält, ist die Anwesenheit der übrigen Verwaltungsmitarbeiter, davon 2 Auszubildende, eher peinlich. Wahrscheinlich wäre der Verwalter besser alleine gekommen. So hatte er nun ungewollt zahlreiche Zeugen für sein Fehlverhalten.

Weiter hat auch die Anwesenheit so viele Verwaltungsmitarbeiter nicht sichergestellt, dass z.B. die Stimmvollmachten korrekt  bewertet wurden! In der Tat wurden mussten Wohnungseigentümer nach der Versammlung feststellen, dass mehrere Vollmachten, davon einige zu Gunsten des WEG-Verwalters (!) ungültig waren!
Die Anwesenheit von Verwaltungsmitarbeitern ist somit keine Gewähr für eine besser vorbereitete und durchgeführte Versammlung!

Empfohlene Maßnahme
Prüfen Sie mit wievielen Verwaltungsmitarbeitern der Hausverwalter zur Versammlung erscheint. Prüfen Sie, ob diese Mitarbeiter eine Funktion haben oder lediglich “dekoratives Beiwerk”.

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Einmal gekündigt – regte der WEG-Verwalter keinen Finger mehr!

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Ein typisches Verhalten unseriöser Hausverwalter. Die gute Nachricht: er ist bald weg!
Die schlechte Nachricht: dieser Verwalter versucht sein Nichtstun von den Eigentümern bezahlt zu bekommen.

Beispiel:
In einer Eigentümergemeinschaft wurden in der WEG-Versammlung, die Anfang Juli stattfand, die Rahmenbedingungen für eine Balkonsanierung festgelegt. Es lagen die Kostenvoranschläge/Angebote der Handwerker vor und ein zusätzlich engagierter Architekt sollte sich um die Koordination kümmern.
So wäre von Seiten des WEG-Verwalters nicht übermässig viel zu tun gewesen.

In der gleichen WEG-Versammlung von Anfang Juli hatte der Verwalter seine Kündigung bekanntgegeben.
Nicht ohne Grund: obwohl als großes Immobilien-Verwaltungsunternehmen konnten die Miteigentümer ihm zahlreiche Unregelmäßigkeiten vorwerfen, die wenige Monate später zu Gerichtsverhandlungen führten, nach denen der Verwalter seine Jahresabrechnung neu erstellen musste.
Wahrscheinlich beschloss der Verwalter aus diesem Grund den “Rückzug” und kündigte.

Durch das Aufdecken der eigenen Machenschaften zum Abdanken gezwungen, zeigte sich der WEG-Verwalter in den folgenden Monaten “verschnupft” und tatenlos. Den Miteigentümer, die weiterhin und noch für ein halbes Jahr das Verwalterhonorar zahlten entgegneten die Mitarbeiter dieser Hausverwaltung unverhohlen, sie hätten “keinen Bock mehr” und würden “nun nichts mehr tun”.

Da der Beginn der Balkonsanierung abhängig war von einer formellen Auftragserteilung von der WEG-Verwaltung an die Handwerker – und die WEG-Verwaltung jegliche Tätigkeit verweigerte – kam es in diesem Jahr nicht mehr zum Sanierungsbeginn.
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Empfohlene Maßnahmen:
Deshalb: sobald der WEG-Verwalter gekündigt hat – oder gekündigt wurde – achten Sie verstärkt darauf, dass noch nicht umgesetzte Beschlüsse zeitnah umgesetzt werden!
Prüfen Sie genau. Meist sind die Wohnungseigentümer mehr mit der Suche eines neuen Verwalters beschäftigt. Aber es kann nicht angehen, dass eine Hausverwaltung monatelang Honorar bezieht, ohne Leistung zu erbringen.

“Mit dieser Hausverwaltung arbeiten wir nicht mehr”

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[Beitrag 2574]  Diese Aussage eines örtlichen Handwerkers, der für die Qualität seiner erbrachten Leistung geschätzt wird, spricht für sich.

Auf Nachfrage teilt er mit, dass er mit “gewissen” WEG-Hausverwaltern nicht mehr zusammenarbeitet. Über die Gründe wollte er sich in dem Gespräch nicht äußern.

Bekannt ist jedoch, dass sich unseriöse Hausverwalter den “Dank” für die Auftragsvergabe vom Handwerker honorieren lassen. Meistens geht es um Zahlung von Bargeld oder um Gefälligkeiten, wie preiswertere bzw. Handwerkerarbeiten in der Privatwohnung des Hausverwalters.
Es ist auch übermittelt worden, dass Mitarbeiter einer großen Hausverwaltung die Handwerksbetriebe unverhohlen um die Finanzierung einer privaten Urlaubsreise baten.

Empfohlene Maßnahmen:
Empfehlen Sie ihrer Hausverwaltung ggf. die Ihnen seit Jahren bekannten Handwerker, von denen Sie wissen, dass sie gut arbeiten und auch für evtl. Nacharbeiten zur Verfügung stehen. Sollten diese nicht für Ihre Verwaltung arbeiten wollen, haken Sie unbedingt nach und fragen warum. Dies kann Aufschlüsse über Ihre Hausverwaltung geben.

Erschwernisse und Schikanen bei der Belegeinsicht im Büro des Verwalters

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Um kritische Eigentümer an ihrem Recht auf Akten- und Belegeinsicht zu behindern greifen unseriöse WEG-Hausverwaltungen zu verschiedenen Mitteln:

Die Aktenordner werden speziell vorbereitet: es werden nicht die üblichen Ordner genommen, mit denen tagtäglich gearbeitet wird, sondern schmalere.
In diese wird der gesamte Inhalt der normalen Akten gepresst, so dass er kaum noch zu schließen ist und bei jeder Berührung auseinanderzubersten droht.
Trifft ein Belegprüfer auf einen solchen Ordner sieht er sofort, was beim Öffnen passieren wird. So soll die Einsichtnahme verhindert bzw. erschwert werden.
Empfohlene Maßnahme:
Nehmen Sie ungestört Einsicht, umso genauer und sorgfältiger da Sie wissen, dass man Sie demotivieren möchte. Öffnen Sie die Ordner, auch wenn die Blätter hervorquellen und sich der Ordner nicht mehr schließen lässt.
Nach Prüfung legen Sie die herausgequellten Blätter einfach wieder oben auf den Ordner – ist ja nicht Ihr Problem, wenn dieser zu schmal ist…

Es fehlend Kontenpläne, Kontenblätter, Übersichten über die verschiedenen Buchungen der Konten, fehlenden Anfangs- und Endbestände.
Diese Unterlagen müssen in den Akten sein – alles andere macht keinen Sinn. Weder für den Belegprüfen noch für den Sachbearbeiter.
Empfohlene Maßnahmen:
Gehen Sie zurück zu Ihrem Ansprechpartner und fordern Sie diese Unterlagen ein.
Teilen Sie ihm mit, dass Ihr Besuch angekündigt war und dass Sie vollständige, prüfbare Unterlagen erwarten. Drohen Sie mit erneuten Besuchen.
Bringen Sie immer Zeit, Geduld, einen Dokumentenscanner und etwas zu Essen mit. Richten Sie sich ein.
Je unwilliger man Sie empfängt – je wichtiger und berechtigter ist die Prüfung.

Es fehlen komplette Aktenordner, wie die Jahresabrechnungen der übrigen Miteigentümer, die jeder Miteigentümer ebenfalls einsehen darf.
Empfohlene Maßnahmen:
Notieren Sie genau welche Unterlagen fehlen und weshalb sie nicht vorliegen.
Eine Hausverwaltung, die z.B. behauptet sie könne die aktuelle Jahresabrechnung nicht noch ein zweites Mal ausdrucken usw. ist unseriös.

Der Umgangston des Verwalters wird laut und aggressiv
Empfohlene Maßnahmen:
Bleiben Sie ruhig. Hören Sie genau zu. Wer so reagiert möchte etwas erreichen.
Machen Sie sich Notizen zu seinen Worten und seiner Art.
Nehmen Sie vor allem nichts persönlich: der Verwalter versucht Sie einzuschüchtern. Aber je offensichtlicher dies ist – je wichtiger und berechtigter ist eine genau Prüfung.

“Wir arbeiten vor allem mit Hausverwaltungen zusammen”

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Vorsicht bei diesem Satz – dies ist nicht unbedingt eine Empfehlung!

Das Verhältnis zwischen unseriöser Hausverwaltung und Handwerkern/Dienstleistern ist ein spezielles, da Rechnungen kaum, unzureichend oder gar nicht geprüft werden.
Meist wird von den Eigentümern noch nicht einmal auf die Wahl des zu beauftragenden Dienstleister Einfluss genommen, so dass der WEG-Hausverwalter nach Gutdünken und frei wählen kann.

Es soll niemandem die Illusion einer “guten” Welt genommen werden. Aber die Wirklichkeit sieht anders aus: durch die fehlende Kontrolle wird wohl in keinem Bereich der deutschen Wirtschaft so viel zum Nachteil der Auftraggeber “geleistet”: unnötige Arbeiten, überteuerte Rechnungen, Schwarzgeld/Bakschisch/Provisionen wohin man schaut! Und alles von den Eigentümern/Auftraggebern abgenickt.

Deshalb: Vorsicht vor Unternehmen,  die sich auf den Bereich der Hausverwaltungen “spezialisiert” haben und dort die Mehrzahl ihrer Kunden finden.

Beispiel: Hausmeisterdienst XY
Betreuung von Haus-, Wohnungs- und Grundeigentum
Logo_hm

Unter dem Menüpunkt “Referenzen” befindet sich eine Liste von 14 Haus- und Immobilienverwaltungen.liste hv
Bei genauerem Hinblick stellt sich heraus, dass 2 Hausverwaltungen als unseriös zu bezeichnen sind, da diesbezügliche Gerichtsurteile bekannt sind.
Bei einer weiteren Hausverwaltung handelt es sich um die WEG-Verwaltung einer Verwandten des Hausmeisters, mit gleichem Familiennamen.

Empfohlene Maßnahmen
Schauen Sie sich die von der Hausverwaltung empfohlenen Dienstleister genau an.
Es kann sich um eine gute Empfehlung handeln. Muss es aber nicht.
Prüfen Sie, ob wirklich alle Rechnungen eine Daseinsberechtigung haben.
Prüfen Sie, ob die Kosten angemessen und nicht überhöht sind.
Machen Sie bei Bedarf Alternativ-Vorschäge von Ihnen persönlich bekannten Dienstleistern und beobachten Sie die Reaktion des Verwalters.

WEG-Verwalter weist auf Nebenkostenabrechnung falsche Steuersätze aus

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In der Hausgeldabrechnung Gewerbetreibender kann der Steuersatz der verschiedenen Positionen ausgewiesen werden. Dies ist für den Gewerbetreibenden von Vorteil.

Meist erhält der Gewerbetreibende nur eine “normale” Hausgeldabrechnung und muss seine Vorsteuer manuell selbst errechnen. Die Hausverwaltung teilt ihm nur den anzusetzenden Steuersatz mit. Dieser sollte stimmen. Oder auch nicht:

So kann die Steuer auf Versicherungsbeiträge, nicht abgezogen werden. Es handelt nämlich nicht um eine MwSt sondern um eine sogenannte “Versicherungssteuer“.

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Auch dürften die Kontogebühren des WEG-Kontos in der Regel von der Umsatzsteuer befreit sein: für Privatpersonen berechnen die Banken keine Mehrwertsteuer.

Untenstehend die Angaben einer Hausverwaltung bei die 3 markierten Positionen fehlerhaft sind: Gebäudeversicherung, Haftpflichtversicherung und Kontogebühren.
Bei allen drei Positionen kann k e i n e  Vorsteuer abgezogen werden.
Dies ist dieser Hausverwaltung wahrscheinlich bis heute noch nicht aufgefallen.
Und so die gewerbetreibenden Miteigentümer seit Jahrzehnten falsch informiert….

Dieses Beispiel verdeutlicht, dass wirklich alle Informationen einer Hausverwaltung ein zweites Mal geprüft werden müssen.

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Der “Klassiker”: zu spätes Zusenden des Versammlungsprotokolls

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Ein unseriöser WEG-Verwalter weiß, was er tut und versucht deshalb Kritik oder schlimmer noch: Beschlussanfechtungen zu vermeiden.

Der einfachste Weg ist das zu späte Zusenden des Protokolls der Eigentümerversammlung, in dem die Beschlüsse der Gemeinschaft verbindlich festgehalten wurden.
Doch: nicht jeder Verwalter protokolliert wirklich das, was besprochen und beschlossen wurde. Auch das Abstimmungsergebnis wird gerne falsch und gefälscht wiedergegeben.
Oft mit Zustimmung und unter Mitwirkung des Verwaltungsbeirats.

Die Anfechtungsfrist für in der Eigentümerversammlung gefaßten Beschlüsse liegt bei
1 Monat nach Versammlungstag!
NICHT bei 1 Monat nach Zusendung des Protokolls!

So denkt sich der unseriöse Verwalter. halten wir die Zusendung doch einfach zurück!
Die Erklärungen und Ausreden … – Gähn! – sind immer die gleichen: z.B. der Beirat hat das Protokoll noch nicht gegengezeichnet, der Verwalter war in Urlaub, die Unterlagen sind verlorengegangen, nur bei einigen bestimmten, kritischen Miteigentümern ist das Protokoll verspätet angekommen usw.

Beispiel 1:
Der Versammlungstag war der 29.06. und Eingang des Protokolls war der 28.07.
Ein Verwalter, der das Protokoll einen Monat nach der Versammlung zusendet – handelt absichtlich so, um eine Beschlussanfechtung der kritischen Miteigentümer zu vermeiden – oder er ist so schlecht organisiert, dass er den Beruf wechseln sollte.

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Beispiel 2:
Der Versammlungstag war der 14.12.2015, das Versanddatum des Protokolls der 19.01.2016 – wieder viel zu spät, da mehr als 1 Monat nach Versammlungstermin!
Die Erklärung: “es lag an den Beiräten…”

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Empfohlene Maßnahmen
Weisen Sie den Verwalter auf die zu späte Zusendung des Versammlungsprotokolls hin.
Zeigen Sie ihm dadurch, dass Sie wissen, was gespielt wird – und dass Sie dies nicht akzeptieren.
Gerade bei einer zu späten Zusendung des Protokolls: prüfen Sie es und vergleichen Sie die Beschlüsse und Abstimmungsergebnisse mit ihren Notizen der Versammlung und ihrem angefertigten Gedächnisprotokoll.

Stellen Sie zur nächsten Versammlung den Antrag auf Zusendung des Protokolls innerhalb einer Frist von 20 Tagen höchstens.

Seien Sei bei diesem Verwalter auf der Hut – da wird noch einiges an Fragwürdigem “hochkommen”.

Vorausschauenderweise hätte man eine Frist zum Zusenden des Protokolls in den zu unterschreibenden Verwaltervertrag mit aufnehmen können. Denn dies muss extra vereinbart werden: gesetzlich vorgeschrieben ist nur die Einsichtmöglichkeit ins Protokoll – nicht die Zusendung.