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WEG-Hausverwalter: Macht durch Intransparenz und Augenwischerei – Trick: Protokollzusendung erst NACH Beschuss-Anfechtungsfrist

Muss man bringen: Zusendung des Protokolls nach über 3 Monaten

Muss man erst mal bringen: das Protokoll der Wohnungseigentümerversammlung vom 29. Mai wurde den Eigentümern nach mehr drei Monaten,  am 09. September und nur als Entwurf (!!) zugesendet. Sozusagen “vorab” und ohne Unterschrift. Das unterschriebene Protokoll kam noch später….

Auszug aus dem Protokoll:
“Protokoll der Eigentümerversammlung WEG…
Am 29.05.  trafen sich die Mitglieder der Wohnungseigentümergemeinschaft WEG… in … zur Eigentümerversammlung….. Weiterlesen

Zügiges Zusenden des WEG-Versammlungsprotokolls einfordern!

Der Protokolltext der gefassten Beschlüsse ist entscheidend!
Jede verzögerte Zusendung schadet den Eigentümern.

Zur Erinnerung:
die Anfechtungsfrist für Beschlüsse beträgt 1 Monat ab Versammlungstag!
Es kommt somit unseriösen Verwaltern entgegen, da Protokoll möglichst nach diesem Zeitpunkt zuzusenden. Dies sollten auch die Beiräte wissen. Wenn nicht, sollten sie gehen.

Liegt das Protokoll nicht spätestens 2-3 Wochen nach der Versammlung vor, lassen Sie sich einen Auszug aus der Beschluss-Sammlung zusenden oder holen Sie diesen beim Verwalter ab.
Die Beschluss-Sammlung enthält alle Beschlüsse.
Die Beschluss-Sammlung muss 1 Woche nach Versammlung aktualisiert vorliegen. Weiterlesen

Frist für Zusendung des Protokolls im Verwaltervertrag festhalten

Vorbildlich fiel ein Hausverwaltervertrag auf, der die Frist und die Zusendung des WEG-Versammlungsprotokolls bereits im Verwaltervertrag festhielt.
Was als Banalität erscheint wird in 95% der Verwalterverträge n i c h t  festgehalten – eben weil sich weniger seriöse Verwalter ungestraft das Recht herausnehmen möchten das Protokoll erst sehr spät – vorzugsweise n a c h  Ablauf der Einmonatsfrist für die Beschlussanfechtung – zu versenden.

Auch die Zusicherung der Zusendung des Protokolls findet man in genauso wenig Verwalterverträgen.

Ein erfrischend positives Beispiel ist der untenstehende, auszugsweise wiedergegebene Verwaltervertrag einer als seriös bekannten und auch von Eigentümer-Schutzvereinigungen empfohlenen Hausverwaltung:

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“Vom Verwalter als Versammlungsleiter verantwortlich erstelle Ergebnis- bzw. Beschlussprotokolle sind allen Eigentümern innerhalb von 3 Wochen nach einer Eigentümerversammlung zuzusenden. Ergebnisse schriftlicher Beschlussfassungen im Umlaufverfahren sind den Eigentümern unverzüglich schriftlich bekannt zu geben. Daneben hat der Verwalter die Beschluss- und Urteilssammlung gem. § 24 Abs. 7 und 8 WEG ordnungsgemäß und unverzüglich zu führen.”
Im Gegensatz dazu der Auszug aus einem Verwaltervertrag einer anderen Hausverwaltung, bei dem sich der Eindruck aufdrängt, der Verwalter drücke sich bewußt ungenau aus: “zur Kenntnis zugänglich machen“. Was heißt das? Müssen die Eigentümer im Büro des Verwalters vorstellig werden und um Einsicht bitten?

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Der Verwalter übernimmt es, die Versammlungen der Wohnungseigentümer jeweils vorzubereite, die Einladungen an die zuletzt bekannt gegebene Adresse zu versenden oder zu überbringen und die in der Versammlung gefassten Beschlüsse zu sammeln und eine Niederschrift anzufertigen und den Wohnungseigentümern zur Kenntnis zugänglich zu machen.

Zum Schmunzeln – dieser Verwalter bemüht sich, Selbstverständlichkeiten als eine besondere Leistung darzustellen: die Versammlung vorzubereiten, die Einladungen (an die richtige) Adresse zu versenden, Beschlüsse zu sammeln, das Protokoll anzufertigen….-  so dass man ungehalten ausrufen möchte: “Ja, Herrgott, was denn sonst?!!”

Nachdem er lange und ausführlich seine wichtige Aufgabe beschreibt verhält er sich überraschend nebulös in Bezug auf eine klare Aussage, ob die Protokolle a) zugesendet werden und b) ob dies innerhalb von 3 Wochen geschehen wird. Der Verwalter des ersten Vertrags hatte sich hierzu verpflichtet – hier lesen wir nichts.

 

Empfohlene Maßnahme:
Genaues Lesen der Verwalterverträge. Vor allem v o r  einer Neuwahl des Verwalters.

Der “Klassiker”: zu spätes Zusenden des Versammlungsprotokolls

Ein unseriöser WEG-Verwalter weiß, was er tut und versucht deshalb Kritik oder schlimmer noch: Beschlussanfechtungen zu vermeiden.

Der einfachste Weg ist das zu späte Zusenden des Protokolls der Eigentümerversammlung, in dem die Beschlüsse der Gemeinschaft verbindlich festgehalten wurden.
Doch: nicht jeder Verwalter protokolliert wirklich das, was besprochen und beschlossen wurde. Auch das Abstimmungsergebnis wird gerne falsch und gefälscht wiedergegeben.
Oft mit Zustimmung und unter Mitwirkung des Verwaltungsbeirats.

Die Anfechtungsfrist für in der Eigentümerversammlung gefaßten Beschlüsse liegt bei
1 Monat nach Versammlungstag!
NICHT bei 1 Monat nach Zusendung des Protokolls!

So denkt sich der unseriöse Verwalter. halten wir die Zusendung doch einfach zurück!
Die Erklärungen und Ausreden … – Gähn! – sind immer die gleichen: z.B. der Beirat hat das Protokoll noch nicht gegengezeichnet, der Verwalter war in Urlaub, die Unterlagen sind verlorengegangen, nur bei einigen bestimmten, kritischen Miteigentümern ist das Protokoll verspätet angekommen usw.

Beispiel 1:
Der Versammlungstag war der 29.06. und Eingang des Protokolls war der 28.07.
Ein Verwalter, der das Protokoll einen Monat nach der Versammlung zusendet – handelt absichtlich so, um eine Beschlussanfechtung der kritischen Miteigentümer zu vermeiden – oder er ist so schlecht organisiert, dass er den Beruf wechseln sollte.

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Beispiel 2:
Der Versammlungstag war der 14.12.2015, das Versanddatum des Protokolls der 19.01.2016 – wieder viel zu spät, da mehr als 1 Monat nach Versammlungstermin!
Die Erklärung: “es lag an den Beiräten…”

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Empfohlene Maßnahmen

Weisen Sie den Verwalter auf die zu späte Zusendung des Versammlungsprotokolls hin.
Zeigen Sie ihm dadurch, dass Sie wissen, was gespielt wird – und dass Sie dies nicht akzeptieren.
Gerade bei einer zu späten Zusendung des Protokolls: prüfen Sie es und vergleichen Sie die Beschlüsse und Abstimmungsergebnisse mit ihren Notizen der Versammlung und ihrem angefertigten Gedächnisprotokoll.

Stellen Sie zur nächsten Versammlung den Antrag auf Zusendung des Protokolls innerhalb einer Frist von 20 Tagen höchstens.

Seien Sei bei diesem Verwalter auf der Hut – da wird noch einiges an Fragwürdigem “hochkommen”.

Vorausschauenderweise hätte man eine Frist zum Zusenden des Protokolls in den zu unterschreibenden Verwaltervertrag mit aufnehmen können. Denn dies muss extra vereinbart werden: gesetzlich vorgeschrieben ist nur die Einsichtmöglichkeit ins Protokoll – nicht die Zusendung.