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Muss man bringen: Zusendung des Protokolls nach über 3 Monaten

[Beitrag 7197] – Strategie des Verwalters zur Vermeidung von Beschlussanfechtungen

Muss man erst mal bringen: das Protokoll der Wohnungseigentümerversammlung vom 29. Mai wurde den Eigentümern nach mehr drei Monaten,  am 09. September und nur als Entwurf (!!) zugesendet. Sozusagen “vorab” und ohne Unterschrift. Das unterschriebene Protokoll kam noch später….

Auszug aus dem Protokoll:
“Protokoll der Eigentümerversammlung WEG…
Am 29.05.  trafen sich die Mitglieder der Wohnungseigentümergemeinschaft WEG… in … zur Eigentümerversammlung….. Weiterlesen →

Zügiges Zusenden des WEG-Versammlungsprotokolls einfordern!

Der Protokolltext der gefassten Beschlüsse ist entscheidend!
Jede verzögerte Zusendung schadet den Eigentümern.

Zur Erinnerung:
die Anfechtungsfrist für Beschlüsse beträgt 1 Monat ab Versammlungstag!
Es kommt somit unseriösen Verwaltern entgegen, da Protokoll möglichst nach diesem Zeitpunkt zuzusenden. Dies sollten auch die Beiräte wissen. Wenn nicht, sollten sie gehen.

Liegt das Protokoll nicht spätestens 2-3 Wochen nach der Versammlung vor, lassen Sie sich einen Auszug aus der Beschluss-Sammlung zusenden oder holen Sie diesen beim Verwalter ab.
Die Beschluss-Sammlung enthält alle Beschlüsse.
Die Beschluss-Sammlung muss 1 Woche nach Versammlung aktualisiert vorliegen. Weiterlesen →

Protokollberichtigung erst nach Beschlussanfechtung möglich

Dass Hausverwalter “vergessen”, nach der Besprechung eines Tagesordnungspunkts abzustimmen, weil sie davon ausgehen, dass alle zustimmen, ist keine Seltenheit.
Dass danach im Protokoll doch ein Abstimmungsergebnis festgehalten wird verwundert nicht.
Wer dies nicht akzeptieren möchte, denkt zunächst an eine Protokollberichtigung.

Wichtig: verlassen Sie sich nicht auf die Zusage des Verwalters, das Protokoll würde noch korrigiert. Denn die Voraussetzung den WEG-Hausverwalter zur Korrektur des Protokolls zu zwingen ist eine Beschlussanfechtung. Und die Frist verstreicht 1 Monat nach Versammlungsdatum.

Extrem ausgedrückt: auch ein erfundenes Abstimmungsergebnis wird zusammen mit dem Beschluss wirksam, wenn der Beschluss nicht rechtzeitig angefochten wird!
Deshalb erneut die Aufforderung, in der Eigentümerversammlung die Beschlüsse und die Abstimmungsergebnisse handschriftlich mitzuprotokollieren. Es ist kaum vorstellbar, wie sehr dort getrickst wird und welche Freiheiten sich Verwalter in Bezug auf die Formulierung von Beschlüssen und Abstimmungsergebnissen nehmen!

Beschlüsse können sogar inhaltlich ins Gegenteil verdreht Gültigkeit erlangen, wenn niemand das Protokoll genau prüft und die Beiräte sich mit dem Verwalter verbündet haben.

Geht doch: Nachträgliche Korrektur einer Beschluss-Protokollierung

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Einer allzu phantasievoll ausgeschmückte Beschlussprotokollierung konnten die Eigentümer dieser WEG entgegentreten.
Das Protokoll wurde neu verfasst und der Tagesordnungspunkt “TOP 3 – Wirtschaftsplan” so festgehalten, wie er besprochen und beschlossen worden war – ohne nachträglich angebrachte Veränderungen des Verwalters.

Beispiel einer positiven Vorher-Nachher-Veränderung:

Nachträglich korrigierter Beschlusstext

“TOP 3 – Beschlussfassung
Verabschiedung eines neuen Wirtschaftsplans für das Jahr 2016/17
Genehmigung des Gesamt- und jew. Einzelwirtschaftsplans
Fälligkeit und Dauer der festgelegten Vorauszahlungen (Hausgeld)”

“Die Eigentümer mögen beschließen:
Der von der Verwalterin vorgelegte Gesamtwirtschaftsplan und die daraus resultierenden Einzelwirtschaftspläne für das Wirtschaftsjahr 2016 mit einem Gesamtvolumen von 41.300 € wird genehmigt. Das mit der Beschlussfassung des Wirtschaftsplans auf die einzelnen Einheiten entfallende Hausgeld ist in monatlichen Teilbeträgen von jeweils 1/12 der Jahressummen spätestens bis zum 3. Werktag eines jeden Monats fällig. Der Wirtschaftsplan wird rückwirkend ab 01.01.2016 in Kraft gesetzt. Die Differenz von 01.01.2016 bis zum Ablauf des Monats Juli 2016 ist von den Eigentümern zum 01.07.2016 auf das Gemeinschaftskonto zu entrichten.

Abstimmungsergebnis: Ja: alle …… Nein…… Enthaltung:….
Der VL verkündet: die Beschlussvorlage ist einstimmig angenommen.”

korrektur top 3_kl

 

Vom Verwalter zuvor formulierter Beschlusstext

“TOP 3 – Beschlussfassung
Verabschiedung eines neuen Wirtschaftsplans für das Jahr 2016/17
Genehmigung des Gesamt- und jew. Einzelwirtschaftsplans
Fälligkeit und Dauer der festgelegten Vorauszahlungen (Hausgeld)”

“Die Eigentümer mögen beschließen:
Der von der Verwalterin vorgelegte Gesamtwirtschaftsplan und die daraus resultierenden Einzelwirtschaftspläne für das Wirtschaftsjahr 2016 mit einem Gesamtvolumen von 41.300 € wird resp. werden genehmigt. Das mit der Beschlussfassung des Wirtschaftsplan auf die einzelnen Einheiten entfallende Hausgeld ist in monatlichen Teilbeträgen von jeweils 1/12 der Jahressumme spätestens bis zum 3. Werktag eines jeden Monats fällig, erstmals am 01.07.2016. Die Differenz vom 01.1.2016 bis zum Ablauf des Monats Juni 2016 ist von den Eigentümern zum 01.07.2016 auf das Gemeinschaftskonto nach zu entrichten. Soweit die Eigentümer am Lastschriftverfahren teilnehmen, erfolgt der Einzug der Differenzen auf Veranlassung der Verwalterin. Kommt der Wohnungseigentümer für zwei aufeinanderfolgende Termin mit Entrichtungen der Hausgeldrate oder eines nicht unerheblichen Teils derselben in Verzug oder in einem Zeitraum, der sich über mehr als zwei Fälligkeitstermin erstreckt, mit der Entrichtung des Hausgeldes in Höhe eines Betrags in Verzug, der das Hausgeld für zwei Monate erreicht, wird der gesamte noch geschuldete Jahresrestbetrag sofort zur Zahlung fällig gestellt. Scheidet der säumige Wohnungseigentümer während des Kalenderjahres aus der Gemeinschaft aus, lebt die monatsweise Zahlungsverpflichtung für den Rechtsnachfolger wieder auf. Der ausgeschiedene Eigentümer ist in diesem Fall verpflichtet, die Hausgelder bis zum Monat seines Ausscheidens zu zahlen. (entscheidend ist die Eintragung im Grundbuch). Die monatsweise Zahlungsverpflichtung lebt ebenfalls wieder auf, wenn während des Kalenderjahrs des Zwangsverwaltungs- oder Insolvenzverfahrens über die betreffende Wohneinheit eröffnet wird.
Der beschlossene Gesamtplan sowie die Einzelpläne gelten als Anspruchsgrundlage auch über das angegebene Wirtschaftsjahr hinaus bis zur Beschlussfassung über den folgenden Wirtschaftsplan, längstens bis zum 31.12. des Folgejahres auf den Wirtschaftsplan. Der Verwalter wird ermächtigt, Mittel der Instandhaltungsrücklage zur Zwischenfinanzierung von Liquiditätsengpässen zu verwenden. Der hierfür verwandte Betrag darf insgesamt 1/4 der Plansumme des Jahreswirtschaftsplans nicht überschreiten.

Abstimmungsergebnis: Ja: alle …… Nein…… Enthaltung:….
Der VL verkündet: die Beschlussvorlage ist einstimmig angenommen.”

beschlussfassung top 3 wp_kl

 

Empfohlene Maßnahmen:
Achten Sie penibel darauf, was wirklich protokolliert wird.
In diesem Beispiel handelte es sich “nur” um die Formulierung des Wirtschaftsplans.
Die Praxis des nachträglichen, phantasievollen Ausschmückens der Beschlüsse war in dieser WEG üblich. Es war auch nie aufgefallen.
Leider kam es deshalb in der Vergangenheit zu kostspieligen Beschlussanfechtungen, deren Grundlage auch das nachträgliche Ausschmücken der Beschlüsse durch den Verwalter war.
Sämtliche Prozesskosten hatte die WEG zu tragen.

Frist für Zusendung des Protokolls im Verwaltervertrag festhalten

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Vorbildlich fiel ein Hausverwaltervertrag auf, der die Frist und die Zusendung des WEG-Versammlungsprotokolls bereits im Verwaltervertrag festhielt.
Was als Banalität erscheint wird in 95% der Verwalterverträge n i c h t  festgehalten – eben weil sich weniger seriöse Verwalter ungestraft das Recht herausnehmen möchten das Protokoll erst sehr spät – vorzugsweise n a c h  Ablauf der Einmonatsfrist für die Beschlussanfechtung – zu versenden.

Auch die Zusicherung der Zusendung des Protokolls findet man in genauso wenig Verwalterverträgen.

Ein erfrischend positives Beispiel ist der untenstehende, auszugsweise wiedergegebene Verwaltervertrag einer als seriös bekannten und auch von Eigentümer-Schutzvereinigungen empfohlenen Hausverwaltung:

strab_kl

“Vom Verwalter als Versammlungsleiter verantwortlich erstelle Ergebnis- bzw. Beschlussprotokolle sind allen Eigentümern innerhalb von 3 Wochen nach einer Eigentümerversammlung zuzusenden. Ergebnisse schriftlicher Beschlussfassungen im Umlaufverfahren sind den Eigentümern unverzüglich schriftlich bekannt zu geben. Daneben hat der Verwalter die Beschluss- und Urteilssammlung gem. § 24 Abs. 7 und 8 WEG ordnungsgemäß und unverzüglich zu führen.”
Im Gegensatz dazu der Auszug aus einem Verwaltervertrag einer anderen Hausverwaltung, bei dem sich der Eindruck aufdrängt, der Verwalter drücke sich bewußt ungenau aus: “zur Kenntnis zugänglich machen“. Was heißt das? Müssen die Eigentümer im Büro des Verwalters vorstellig werden und um Einsicht bitten?

borg_kl

“Der Verwalter übernimmt es, die Versammlungen der Wohnungseigentümer jeweils vorzubereite, die Einladungen an die zuletzt bekannt gegebene Adresse zu versenden oder zu überbringen und die in der Versammlung gefassten Beschlüsse zu sammeln und eine Niederschrift anzufertigen und den Wohnungseigentümern zur Kenntnis zugänglich zu machen.“

Zum Schmunzeln – dieser Verwalter bemüht sich, Selbstverständlichkeiten als eine besondere Leistung darzustellen: die Versammlung vorzubereiten, die Einladungen (an die richtige) Adresse zu versenden, Beschlüsse zu sammeln, das Protokoll anzufertigen….-  so dass man ungehalten ausrufen möchte: “Ja, Herrgott, was denn sonst?!!”

Nachdem er lange und ausführlich seine wichtige Aufgabe beschreibt verhält er sich überraschend nebulös in Bezug auf eine klare Aussage, ob die Protokolle a) zugesendet werden und b) ob dies innerhalb von 3 Wochen geschehen wird. Der Verwalter des ersten Vertrags hatte sich hierzu verpflichtet – hier lesen wir nichts.

 

Empfohlene Maßnahme:
Genaues Lesen der Verwalterverträge. Vor allem v o r  einer Neuwahl des Verwalters.

Grenzenlose Phantasie des Verwalters bei der Beschlussprotokollierung

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Praxisfall:
Auszug aus der Einladung zur WEG-Versammlung, die von einer sogenannten “zertifizierten” (?!) Hausverwaltung durchgeführt wurde:

“TOP 3 – Beschlussfassung
Verabschiedung eines neuen Wirtschaftsplans für das Jahr 2016/17
Genehmigung des Gesamt- und jew. Einzelwirtschaftsplans
Fälligkeit und Dauer der festgelegten Vorauszahlungen (Hausgeld)”

Es handelt sich um die gleiche Eigentümergemeinschaft und die gleiche Versammlung, die zuvor erwähnt wurde und in der der lust- und antriebslose Verwalter von den Eigentümern quasi durch die Versammlung “getragen” werden musst.

Beschlossen wurde in der Versammlung, dass der neue Wirtschaftsplan ab dem 01.07. gültig werden sollte.
Die Durchführung der Abstimmung vergaß der Verwalter zunächst, sie wurde dann aber auf Zuruf eines Miteigentümers doch noch durchgeführt, der Beschluss “einstimmig” beschlossen.
Kurz: ausser “einstimmig” und dem neuen Geltungsdatum “01.07.” wurde zu diesem TOP nichts erwähnt.

Ohne Rücksprache der Beiräte wurde das Protokoll einige Zeit später versendet.
Erstaunt nahmen die Miteigentümer folgenden Beschlussprotokollierung zu Kenntnis.
Was folgte war ein 21-Zeilen-Pampflet wie es rein der Phantasie der Hausverwaltung entsprang. Alles erlogen. Nichts ist wahr.

Wichtig hervorzuheben ist, dass 1. zuvor der Einladung k e i n e Beschlussvorlage/keine Beschlussvorschlag beigefügt war und 2. kein Beschlusstext in welcher Form auch immer in der Versammlung selbst verlesen und beschlossen worden war!

 

“TOP 3 – Beschlussfassung
Verabschiedung eines neuen Wirtschaftsplans für das Jahr 2016/17
Genehmigung des Gesamt- und jew. Einzelwirtschaftsplans
Fälligkeit und Dauer der festgelegten Vorauszahlungen (Hausgeld)”

“Die Eigentümer mögen beschließen:
Der von der Verwalterin vorgelegte Gesamtwirtschaftsplan und die daraus resultierenden Einzelwirtschaftspläne für das Wirtschaftsjahr 2016 mit einem Gesamtvolumen von 41.300 € wird resp. werden genehmigt. Das mit der Beschlussfassung des Wirtschaftsplan auf die einzelnen Einheiten entfallende Hausgeld ist in monatlichen Teilbeträgen von jeweils 1/12 der Jahressumme spätestens bis zum 3. Werktag eines jeden Monats fällig, erstmals am 01.07.2016. Die Differenz vom 01.1.2016 bis zum Ablauf des Monats Juni 2016 ist von den Eigentümern zum 01.07.2016 auf das Gemeinschaftskonto nach zu entrichten. Soweit die Eigentümer am Lastschriftverfahren teilnehmen, erfolgt der Einzug der Differenzen auf Veranlassung der Verwalterin. Kommt der Wohnungseigentümer für zwei aufeinanderfolgende Termin mit Entrichtungen der Hausgeldrate oder eines nicht unerheblichen Teils derselben in Verzug oder in einem Zeitraum, der sich über mehr als zwei Fälligkeitstermin erstreckt, mit der Entrichtung des Hausgeldes in Höhe eines Betrags in Verzug, der das Hausgeld für zwei Monate erreicht, wird der gesamte noch geschuldete Jahresrestbetrag sofort zur Zahlung fällig gestellt. Scheidet der säumige Wohnungseigentümer während des Kalenderjahres aus der Gemeinschaft aus, lebt die monatsweise Zahlungsverpflichtung für den Rechtsnachfolger wieder auf. Der ausgeschiedene Eigentümer ist in diesem Fall verpflichtet, die Hausgelder bis zum Monat seines Ausscheidens zu zahlen. (entscheidend ist die Eintragung im Grundbuch). Die monatsweise Zahlungsverpflichtung lebt ebenfalls wieder auf, wenn während des Kalenderjahrs des Zwangsverwaltungs- oder Insolvenzverfahrens über die betreffende Wohneinheit eröffnet wird.
Der beschlossene Gesamtplan sowie die Einzelpläne gelten als Anspruchsgrundlage auch über das angegebene Wirtschaftsjahr hinaus bis zur Beschlussfassung über den folgenden Wirtschaftsplan, längstens bis zum 31.12. des Folgejahres auf den Wirtschaftsplan. Der Verwalter wird ermächtigt, Mittel der Instandhaltungsrücklage zur Zwischenfinanzierung von Liquiditätsengpässen zu verwenden. Der hierfür verwandte Betrag darf insgesamt 1/4 der Plansumme des Jahreswirtschaftsplans nicht überschreiten.

Abstimmungsergebnis: Ja: alle …… Nein…… Enthaltung:….
Der VL verkündet: die Beschlussvorlage ist einstimmig angenommen.”
beschlussfassung top 3 wp_kl
Zusammenfassung:
der Verwalter verfasst nicht nur einen Phantasie-Beschluss – er lügt auch, wenn er behauptet, die “Beschlussvorlage” sei angenommen worden. Denn: eine Beschlussvorlage lag nie vor und war auch nicht vorgelesen worden.

Noch beunruhigender als dieses Protokoll ist die Schlussfolgerung, all die vergangenen Protokolle betreffend.
Denn nicht nur dieses Protokoll – und wir erwähnen hier nur einen einzigen Tagesordnungspunkt – ist fehlerhaft und unwahr – auch die Protokolle und Beschlüsse der letzten Jahre und Jahrzehnte sind anzuzweifeln! Wie viele Beschlüsse sind absichtlich vom Verwalter eigenmächtig falsch protokolliert worden?

Empfohlende Maßnahmen:
Den Verwalter zur Rede stellen und freundlich seine “Versammlungsnotizen” anfordern (diese Notizen macht der Verwalter in der Versammlung und nutzt sie als Grundlage zur Protokollerstellung).

Muster-Anschreiben:
“Sehr geehrter Herr Verwalter,
zur Klärung der von Ihnen verfassten Protokolltexte bitte ich Sie freundlich um Zusendung der Kopie Ihrer Versammlungs-Aufzeichnungen und -Notizen. Vielen Dank!
Mit freundlichen Grüßen…”

Widerwillig und nach dreimaligem Mahnen sendet der Verwalter dies Infos endlich zu.
Es ist ersichtlich, dass unsere und seine Notizen übereinstimmen:
a) Gültigkeit des neuen Wirtschaftsplans: 01.07.2016
b) Abstimmung: einstimmig

auszug vers notiz top 3_kl

So hätte die Beschlussfassung ganz einfach heissen sollen:
“Die Gemeinschaft beschließt den vorgelegten Wirtschaftsplan. Er tritt am 01.07.2016 in Kraft.
Abstimmung: Ja: alle – Nein: – Enthaltung: –
Der Beschluss wurde einstimmig angenommen.”

Warum diese abweichende Beschlussprotokollierung mit Angaben, die in der Versammlung weder angesprochen noch beschlossen wurden?
Wie kann es angehen, dass ein WEG-Hausverwalter n a c h  einer Versammlung einen Beschluss so verfasst, wie er ihn gerne hätte?
Willkür des Verwalters? – Ja, und zwar schon seit Jahren!
Seit Jahren setzt sich dieser “zertifizierte” WEG-Verwalter über die Anforderungen einer ordnungsgemäßen Protokollierung der Beschlüsse hinweg – ohne die gutgläubigen Eigentümer hiervon zu unterrichten.

“Hausverwaltung nach Gutsherrenart” ist der üblicherweise genutzte Begriff, der widerspiegelt wer in der Eigentümergemeinschaft das Sagen hat.

 

Soviel vom “zertifizierten Fachverwalter von Wohnungseigentum” mit TÜV-Prüfsiegel. Dieser Verwalter ist ein “zertifizierter” Alptraum.

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tüv

Manipulationen bei der Stimmenauszählung in Eigentümerversammlungen

3 Antworten

Ein Beitrag der “Schutz-Gemeinschaft für Wohnungs-Eigentümer und Mieter e.V.”:

“In den Eigentümerversammlungen geht es um kostenträchtige Auftragsvergaben oder auch darum, ob ein nicht ordnungsgemäß handelnder Verwalter abgewählt werden konnte – also konkret um materielle Vorteile. Eine Mehrheit der anwesenden Eigentümer soll die Entscheidung darüber treffen. Deshalb sollte aufgepasst werden, ob es bei den Auszählungen der Stimmen mit rechten Dingen zugeht. Immer häufiger wird hier bei der Auszählung der Stimmen manipuliert.

Im Kaiserlautern ging es um die Wiederwahl eines umstrittenen Verwalters. Der von der Verwaltung bevollmächtigte Versammlungsleiter behauptete, eine Stimmvollmacht eines Mehrheitseigentümers zu haben und stimmte damit der Wiederwahl des Verwalters weitere fünf Jahre zu. Ein gutes Geschäft für den Verwalter in einer großen Wohngemeinschaft. Tatsächlich hatte der Verwalter aber keine gültige Vollmacht zur Abstimmung. Misstrauische Eigentümer hatten die Bevollmächtigung bereits in der Versammlung bestritten, nachdem der Versammlungsleiter in der Versammlung keine Originalvollmacht vorlegen konnte. Der Versammlungsleiter hatte trotzdem die “erfolgreiche Wiederwahl” als Mehrheitswillen der Eigentümergemeinschaft verkündet. Erst das Landgericht in Landau machte dieser Vollmachts-Manipulation ein Ende und verurteilte die Verwaltung zur Tragung aller Verfahrenskosten – eine positive Ausnahme wegen der Aufmerksamkeit einzelner Eigentümer und deren Mut, die Sache vor Gericht zu bringen (Az.: 3 S 166/12)

In München hatte eine Mehrheit gegen die Verwalter-Wiederwahl gestimmt. Der Verwalter verkündete trotzdem seine Wiederwahl und schrieb dies so in die Beschlusssammlung. In diesem Falle gab es einen aufmerksamen Eigentümer in der Versammlung, der die Handhebungen der Eigentümer schriftlich genau erfasste. Dadurch war die Abstimmmanipulation vor Gericht beweisbar. Es kam in diesem Falle zu einem Versäumnisurteil (Az.: 481 C 15167/13) zu Gunsten des klagenden Eigentümers. Zu eindeutig waren die Beweise. Auf einen Abweisungsantrag der Klage wurde deshalb verzichtet.

In vielen anderen Fällen bekommen Wohnungseigentümer solche Unregelmäßigkeiten gar nicht mit. Auf das Wort der Verwaltung, richtig ausgezählt zu haben, wird vertraut ohne eigene Kontrollen.

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Wie man in einer Eigentümerversammlung statt dessen richtig vorgehen sollte und sich vor Schaden schützen kann, wird im Ratgeber “Eigentümer-Versammlung” der Schutzgemeinschaft Hausgeld-Vergleich/Hausverwalter-Check e.V. beschrieben.
Der Ratgeber kostet 15,- € und ist unter Tel.: 09154/1602 bestellbar.”

Der “Klassiker”: zu spätes Zusenden des Versammlungsprotokolls

3 Antworten

Ein unseriöser WEG-Verwalter weiß, was er tut und versucht deshalb Kritik oder schlimmer noch: Beschlussanfechtungen zu vermeiden.

Der einfachste Weg ist das zu späte Zusenden des Protokolls der Eigentümerversammlung, in dem die Beschlüsse der Gemeinschaft verbindlich festgehalten wurden.
Doch: nicht jeder Verwalter protokolliert wirklich das, was besprochen und beschlossen wurde. Auch das Abstimmungsergebnis wird gerne falsch und gefälscht wiedergegeben.
Oft mit Zustimmung und unter Mitwirkung des Verwaltungsbeirats.

Die Anfechtungsfrist für in der Eigentümerversammlung gefaßten Beschlüsse liegt bei
1 Monat nach Versammlungstag!
NICHT bei 1 Monat nach Zusendung des Protokolls!

So denkt sich der unseriöse Verwalter. halten wir die Zusendung doch einfach zurück!
Die Erklärungen und Ausreden … – Gähn! – sind immer die gleichen: z.B. der Beirat hat das Protokoll noch nicht gegengezeichnet, der Verwalter war in Urlaub, die Unterlagen sind verlorengegangen, nur bei einigen bestimmten, kritischen Miteigentümern ist das Protokoll verspätet angekommen usw.

Beispiel 1:
Der Versammlungstag war der 29.06. und Eingang des Protokolls war der 28.07.
Ein Verwalter, der das Protokoll einen Monat nach der Versammlung zusendet – handelt absichtlich so, um eine Beschlussanfechtung der kritischen Miteigentümer zu vermeiden – oder er ist so schlecht organisiert, dass er den Beruf wechseln sollte.

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Beispiel 2:
Der Versammlungstag war der 14.12.2015, das Versanddatum des Protokolls der 19.01.2016 – wieder viel zu spät, da mehr als 1 Monat nach Versammlungstermin!
Die Erklärung: “es lag an den Beiräten…”

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Empfohlene Maßnahmen
Weisen Sie den Verwalter auf die zu späte Zusendung des Versammlungsprotokolls hin.
Zeigen Sie ihm dadurch, dass Sie wissen, was gespielt wird – und dass Sie dies nicht akzeptieren.
Gerade bei einer zu späten Zusendung des Protokolls: prüfen Sie es und vergleichen Sie die Beschlüsse und Abstimmungsergebnisse mit ihren Notizen der Versammlung und ihrem angefertigten Gedächnisprotokoll.

Stellen Sie zur nächsten Versammlung den Antrag auf Zusendung des Protokolls innerhalb einer Frist von 20 Tagen höchstens.

Seien Sei bei diesem Verwalter auf der Hut – da wird noch einiges an Fragwürdigem “hochkommen”.

Vorausschauenderweise hätte man eine Frist zum Zusenden des Protokolls in den zu unterschreibenden Verwaltervertrag mit aufnehmen können. Denn dies muss extra vereinbart werden: gesetzlich vorgeschrieben ist nur die Einsichtmöglichkeit ins Protokoll – nicht die Zusendung.

WEG-Versammlung: Protokollierung von nicht Beschlossenem

1 Antwort

Das Protokoll einer Eigentümerversammlung ist ein wichtiges Dokument.
Nicht umsonst sind die Verwaltungsbeiräte aufgefordert dieses Protokoll auf Richtigkeit hin zu prüfen und zu unterschreiben.

Praxisfall:
Im vorliegenden Fall wurde das Protokoll aus Bequemlichkeit n i c h t geprüft und nur unterschrieben. Zu spät und erst bei Erhalt des Protokolls wurde festgestellt, dass die Verwaltung dort Dinge festgehalten hatte, die n i e beschlossen worden waren.

So erfährt ein erstaunter Miteigentümer aus dem Protokoll, dass er angeblich Handwerkerangebote geprüft hätte und nun – zusammen mit einem anderen erstaunten Miteigentümer – auserwählt wurden, die Planung und Organisation einer komplexen Balkon- und Fassadensanierung zu übernehmen:

“Die Eigentümer X und Y haben nach Rücksprache mit der Verwaltung in den letzten Wochen selbständig Angebote von Firmen für eine Terrassensanierung eingeholt und geprüft. Sie werden nunmehr auf eigene Planung und Organisation für den weiteren Verlauf der Arbeiten verantwortlich sein.“

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In einer WEG-Versammlung darf nur protokolliert werden, was auch beschlossen wurde. Hierzu sollte der Beschlusstext allen Anwesenden laut und deutlich vorgelesen werden.
Dies war hier nicht der Fall. Diese Aufgaben für die zwei Miteigentümer wurden weder besprochen noch beschlossen.

Handelt es sich um einen Irrtum der Verwaltung, ein Versehen oder war es eine der bekannten “Hässlichkeiten zum Abschied”, denn diese Verwaltung hatte in der gleichen Versammlung ihre Kündigung bekanntgegeben. Der Grund: Eigentümer hatten Unregelmässigkeiten der Verwaltung festgestellt.

Leider wurde denjenigen Miteigentümern, die das Protokoll unterschreiben sollten, das Protokoll nicht, wie allgemein üblich, zur Durchsicht zugeschickt.
Stattdessen wurden sie gleich im Anschluss an die Versammlung – ohne vorherige, eingehende Prüfung – aufgefordert, es zu unterschreiben.
Auch dieses Vorgehen verweist auf eine unseriöse Verwaltung.