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Wirtschaftsplan angemessen und korrekt berechnen

[Beitrag 6334]  Der Wirtschaftsplan

Gesetzliche Grundlage:  Das Wohnungseigentumsgesetz

$ 28 Wirtschaftsplan, Rechnungslegung

(1) Der Verwalter hat jeweils für ein Kalenderjahr einen Wirtschaftsplan aufzustellen.
Der Wirtschaftsplan enthält:
1. die voraussichtlichen Einnahmen und Ausgaben bei der Verwaltung des gemeinschaftlichen Eigentums;
2. die anteilmäßige Verpflichtung der Wohnungseigentümer zur Lasten- und Kostentragung.
3. die Beitragsleistung der Wohnungseigentümer zu der in § 21 Abs. 5 Nr. 4 vorgesehenen Instandhaltungsrückstellung

(2) Die Wohnungseigentümer sind verpflichtet, nach Abruf durch den Verwalter dem beschlossenen Wirtschaftsplan entsprechende Vorschüsse zu leisten.
(3) Der Verwalter hat nach Ablauf des Kalenderjahres eine Abrechnung aufzustellen.
(4) Die Wohnungseigentümer können durch Mehrheitsbeschluß jederzeit von dem Verwalter Rechnungslegung verlangen.
(5) Über den Wirtschaftsplan, die Abrechnung und die Rechnungslegung des Verwalters beschließen die Wohnungseigentümer durch Stimmenmehrheit.

Sinn und Zweck
Eine wichtige Aufgabe jeder Hausverwaltung ist die Erstellung eines Wirtschaftsplans, dem die Einschätzung der zu erwartenden Ausgaben der Gemeinschaft zugrunde liegt.

Im Wirtschaftsplan wird der Finanzbedarf des kommenden Jahres ermittelt.
Bei der Aufstellung ist der Hausverwaltung ein vorsorglicher Ermessensspielraum einzuräumen, so dass die Wohngemeinschaft nicht in Liquiditätsprobleme kommt, fällige Rechnungen nicht bezahlt werden können oder Kosten für Kontoüberziehungen anfallen.

Um diese Ziele zu erreichen sind gewisse Sicherheitspolster einzuplanen:
Voraussehbare Kostensteigerungen z.B. kommunalen Gebühren wie Wasser, Abwasser und Müllbeseitigung sind ebenso einzuplanen wie bereits erkennbare anstehende Reparaturen und Instandhaltungen.

Wird der vom Hausverwalter vorgelegte Wirtschaftsplan durch eine Beschlussfassung der Eigentümer genehmigt (einfache Mehrheit genügt), so werden die festgesetzten Vorauszahlungen für alle Eigentümer verbindlich.

Berechnung
Aus diesem Schätzwert der erwarteten Gesamtausgeben der Eigentümergemeinschaft leiten sich die Planwerte je Eigentümer / je Wohneinheit ab, woraus – dividiert durch 12 – die Abschlagszahlungen für das künftige, monatlich zu zahlende Hausgeld errechnet wird.

Praxis-Tipp
Wohnungseigentümer sollten jedoch eine gewisse Großzügigkeit bei der Bewertung der Planansätze der Hausverwaltung zeigen. D. h. im Zweifelsfall sind etwas höhere Planwerte zu niedrigen Planwerten vorzuziehen.
Zur Erinnerung: es handelt sich um Abschlags- und Vorauszahlungen auf die später folgende Jahresabrechnung. Sollten der Eigentümer höhere Hausgelder bezahlt haben als seine Jahresabrechnung später ausweist, so erhält er die Differenz als Überzahlung zurück.

Anlässlich der Genehmigung des Wirtschaftsplans sollte immer die Höhe der Instandhaltungsrücklage mit überprüft werden. Sind in der Rücklage sehr hohe Beträge, die für die Instandhaltungsplanung in dieser Höhe nicht erforderlich sind, so sollte eine zeitweise Aussetzung der Zuführung im Wirtschaftsplan vorgesehen werden.

! Die Erfahrung zeigt, dass zu hohe Rücklagen zu leichtfertiger und großzügiger und oftmals auch unkontrollierter Ausgabe verführen.

Besser ist eine eher knappe Bemessung und die Ergänzung durch eine Sonderumlage im erforderlichen Einzelfall.

Immer wieder wird bekannt, dass sich unseriöse Hausverwalter mit den Rücklagen mehrerer Wohneinlagen unauffindbar abgesetzt haben oder Gelder über unsinnige Ausgaben/überhöhte Sanierungsmaßnahmen verschwunden sind….

 

Informationspflicht und Stellungnahme des Beirats gegenüber den Miteigentümern

Der WEG-Verwaltungseirat ist die ständige Vertretung der Eigentümergemeinschaft gegenüber dem Hausverwalter.  Er vertritt die Interessen der Gemeinschaft und darf sich nicht zum “Spielball” oder “Handlanger” des Verwalters machen.
Im Gegenteil: er sollte kritisch gegenüber der Verwaltung eingestellt sein, die als Dienstleister für die Wohnungseigentümergemeinschaft tätig ist.

Seine Aufgabe ist es den Verwalter zu unterstützen – aber nicht für ihn zu entscheiden.
Der Beirat hat  k e i n e  Entscheidungsbefugnis, auch wenn es manche Hausverwaltungen mit einem Verwalter-nahen Beirat gerne so sehen und WEG-relevante Entscheidungen von der Eigentümergemeinschaft auf den 3-köpfigen Verwaltungsbeirat transferieren möchten.
Deshalb sind Beschlüsse, bei denen z.B. der Beirat nach der Jahresversammlung über die Beauftragung von Dienstleistern entscheiden soll als ggf. anfechtbar anzusehen.

Weiter soll er prüfend tätig sein betreffend: Wirtschaftsplan, Jahresabrechnung, Kostenvoranschläge soll er mit seiner Stellungnahme versehen.
Aufgrund seiner besonderen Position, die ihm Zugang zu Informationen ermöglicht, die für andere Miteigentümer nicht zugänglich sind, hat der Beirat dazu die Pflicht, die Eigentümergemeinschaft  über wichtige Dinge zu informieren, von denen er Kenntnis gewonnen hat. Der Beirat hat somit eine Informationspflicht und er sollte eine Stellungnahme abgeben.

So hat das Kammergericht Berlin hat mit Beschluss vom 31. März 2009 – 24 W 183/07 entschieden, dass eine Kenntnis des Verwaltungsbeirats unter Umständen den übrigen Eigentümern zugerechnet werden kann.
D.h.:  hat der Verwaltungsbeirat von wichtigen Dingen Kenntnis erlangt, so kann unter Umständen vorausgesetzt werden, dass die übrigen Miteigentümer den gleichen Kenntnisstand haben, da sie zuvor vom Beirat in Kenntnis gesetzt (informiert) worden sind.

Dies ist insbesondere für die Geltendmachung von Schadenersatzansprüche oder der Kündigung des Verwaltervertrages aus wichtigem Grund relevant. Sollte wegen einer mangelnden Aufklärung der übrigen Eigentümer durch den Verwaltungsbeirat ein Schaden der WEG entstehen, besteht hier eine Ersatzpflicht.

Die Begründung des Kammergerichts:
“Nach § 29 Abs. 3 WEG ist es u.a. Aufgabe des Verwaltungsbeirats, die Rechnungs- und Belegprüfung des Wohnungseigentumsverwalters durchzuführen und mit einer Stellungnahme zu versehen.

Wohnungseigentumsgesetz – § 29 Verwaltungsbeirat:
(3) Der Wirtschaftsplan, die Abrechnung über den Wirtschaftsplan, Rechnungslegungen und Kostenanschläge sollen, bevor über sie die Wohnungseigentümerversammlung beschließt, vom Verwaltungsbeirat geprüft und mit dessen Stellungnahme versehen werden.

Diese Tätigkeit schließt ein, die Wohnungseigentümergemeinschaft in angemessener Zeit zu informieren, wenn ihm bei Prüfung der vom Verwalter vorgelegten Unterlagen Tatsachen bekannt werden, die eine Abberufung des Verwalters und eine Kündigung des Verwaltervertrages rechtfertigen könnten. Er kann dazu die Einberufung einer außerordentlichen Eigentümerversammlung veranlassen oder selber gemäß § 24 Abs. 3 WEG die Versammlung der Wohnungseigentümer einberufen, wenn der Verwalter fehlt oder sich pflichtwidrig weigert, die Versammlung einzuberufen.

Aufgrund dieser organschaftlichen Befugnisse des Verwaltungsbeirats erscheint es angemessen, die Antragsgegner so zu behandeln, als ob die Wohnungseigentümergemeinschaft informiert gewesen wäre, sofern der Verwaltungsbeirat diese nicht in angemessener Zeit einberufen hat, nachdem er selbst Kenntnis erlangt hat (so für die Kenntnis der Generalversammlung einer Genossenschaft bei entsprechender Kenntnis des Aufsichtsrats BGH NJW 1984, 2689-2690 und BGH NJW-RR 2007, 690-692 und für die Wissenszurechnung eines Mitglieds des für die Kündigung zuständigen Organs BGH, Urt.v. 05.04.1990, Az.: IX ZR 16/89, dokumentiert bei juris).
Dem Verwaltungsbeirat steht aber eine Überlegungsfrist zu. Diese ist vorliegend nach Auffassung des Senats nicht überschritten, so dass es im Ergebnis bei der vom Landgericht getroffenen Einschätzung bleibt.”

Honorarerhöhung im Wirtschaftsplan versteckt – bei Nichtakzeptanz: Kündigung

Normalerweise wird die Erhöhung des Verwalterhonorars entweder in der Eigentümerversammlung als Beschluss verabschiedet – oder sie wird im Verwaltervertrag an einen Index gekoppelt, z.B. den Preisindex, Tariferhöhungen usw.
In beiden Fällen ist diese Erhöhung schriftliche festgehalten und beziffert und dadurch klar.

Unklar ist jedoch folgender Praxisfall:
Bei der Durchsicht des Verwaltervertags stoßen Miteigentümer erstaunt auf folgenden Passus:
“Eine Gebührenerhöhung während der Vertragslaufzeit bedarf der mehrheitlichen Zustimmung der Eigentümergemeinschaft. Diese ist durch Beschlußfassung des jeweiligen Wirtschaftsplans, im Rahmen der allgemeinen Kostensteigerung, zu genehmigen.” honorarerhöhung im wp2

Anders ausgedrückt: im jährlich erstellten Wirtschaftsplan darf unauffällig eine zum Vorjahr erhöhte Kostenposition “Verwalterhonorar”  aufgeführt werden.
Festgestellt werden, ob sich der Betrag dieser Position verändert hat, lässt sich nur im direkten Vergleich mit dem Wirtschaftsplan des Vorjahrs.
Hierfür gibt es aber in der Regel keinen Grund – und wird selten gemacht.

Denn Sinn und Zweck des Wirtschaftsplans ist nicht, dort eine versteckte Honorarerhöhung des Verwalters unterzubringen, sondern – siehe § 28 des Wohnungseigentumsgesetz – dort die voraussichtlichen Einnahmen und Ausgaben der Verwaltung des gemeinschaftlichen Eigentums sowie die Beitragszahlung der vorgesehenen Instandhaltungsrückstellung zu beziffern.

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Den Wirtschaftsplan für seine Zwecke zu missbrauchen, ist der schäbige Trick eines unseriösen Hausverwalters.

Aber nicht genug:
Ein Wirtschaftsplan wird normalerweise korrekt erstellt und deshalb selten bemängelt.
Eine versteckte Honorarerhöhung des Verwalters wird deshalb auch nicht auffallen.

Für den unwahrscheinlichen Fall, dass sein Trick auffällt, hält sich dieser unseriöse Verwalter eine Hintertür auf:
“Sollte einer Anpassung nicht zugestimmt werden, steht dem Verwalter ein außerordentliches Kündigungsrecht zum Ende des laufenden Wirtschaftsjahres zu.”honorarerhöhung kuendigung

D. h.: fällt der Trick auf und ist die Eigentümergemeinschaft mit der versteckten Honorarerhöhung des Verwalters nicht einverstanden – hat dieser das Recht alles “hinzuwerfen” und zum Jahresende zu kündigen.

Empfohlene Gegenmaßnahmen:
1. Fordern Sie eine Kopie des Verwaltervertrags vor der Unterzeichnung und nach der Unterzeichnung durch den neuen Verwalter an. Lassen Sie ihn ggf. fachmännisch prüfen.
2. Bitten Sie den Verwalter um Erklärung dieses Passuses und um Streichung.
Eine alternative wäre der Beschluss durch die Gemeinschaft. Bei einer guten Verwaltertätigkeit wird diese sicher keiner Erhöhung des Honorars im Wege stehen.

Wirtschaftsplan wird den Wünschen angepasst

Die Erstellung eines Wirtschaftsplans ist im Wohnungseigentumsgesetz verankert und wie folgt beschrieben:

“Der Wirtschaftsplan enthält:
1. die voraussichtlichen (!) Einnahmen und Ausgaben bei der Verwaltung des gemeinschaftlichen Eigentums;…
3. die Beitragsleistung der Wohnungseigentümer zu der … vorgesehenen Instandhaltungsrücklage”

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Dies hinderte manche Verwalter jedoch nicht daran – auf Wunsch der Beiräte – die “voraussichtlichen” Kosten zu ignorieren.

Hierzu: die Erstellung eines Wirtschaftsplans ist keine Lust-und-Laune-vielleicht-oder-auch-nicht Veranstaltung.
Er muss erstellt werden und er muss Sinn machen.
Beiräte die dies nicht einsehen, sollten ihren Hut nehmen und gehen.

Ziel einer realistischen Einschätzung der Zahlen des Wirtschaftsplan ist, das Hausgeld entsprechend hoch anzusetzen und Nachzahlungen im Rahmen des Möglichen zu vermeiden.

Ein Negativbeispiel ist folgende WEG:
die Eigentümer hatten sich auf eine bestimme Höhe des Hausgeldes mit dem Verwalter “geeinigt”. Dies ist ok, wenn jedes Jahr Guthaben ausgezahlt werden – war in dieser WEG jedoch nicht der Fall.

Beispiel der letzten Abrechnung:
Gesamtausgaben des Jahres 2013: 82.365 €
Von 26 Einheiten hatten 6 Eigentümer Guthaben und 20 Eigentümer Nachzahlungen.
Die Nachzahlungen allein beliefen sich auf 11.282 €., durchschnittlich 564 €.

Normalerweise steigen die Ausgaben jedes Jahr.
Um Nachzahlungen zu vermeiden sollte der neue Wirtschaftsplan immer über den Gesamtausgaben des Vorjahres liegen.
Daraufhin wurde ein neuer Wirtschaftsplan erstellt.
Bzw. übernommen, denn er war seit Jahren gleich und betrug jährlich 80.796 € (zur Erinnerung: die Höhe des Hausgeldes sollte ja gleich bleiben).
Somit lag der neue Wirtschaftsplan unter (!) der Gesamtausgaben des Vorjahres.

Ist das noch zu verantworten? Ist dies der Sinn eines Wirtschaftsplan?
Wer kommt für Aussenstände auf, die nicht mehr einzutreiben sind?